1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Justizportal und den unten genannten Portalen im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Till Neddermanndatenschutz@wall3.deImpressumAn diese Stelle kannst du dich mit allen Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte wenden. Für die Funktionen des Wall3-Bots im DOJ-Discord gelten zusätzlich die Hinweise in Abschnitt 8.
2. Überblick
Das Justizportal ist ein ehrenamtlich betriebenes Werkzeug der Rollenspiel-Gemeinschaft „DOJ Senora City“ (GTA V / FiveM). Eine Anwendung bedient mehrere Adressen:
- onboarding.wall3.de – das Justizportal des DOJ (Akten, Dokumente, Register, Kalender, Anträge, Einarbeitung, Personalverwaltung)
- informant.wall3.de und informant.scpd.wall3.de – das Informanten-Portal von FIB und SCPD
- scpd.wall3.de – das Portal des Senora City Police Department
- weazel.wall3.de – die Rollenspiel-Zeitung Weazel News
- die Schnittstelle des In-Game-CAD (Senora CAD), die nur der Spielserver aufruft
Die Inhalte (Akten, Urteile, Register, Bürger, Fahrzeuge) sind erfunden und gehören zum Rollenspiel. Echt sind dagegen die Daten der Menschen, die das Portal benutzen: dein Discord-Konto (ID, Name, Avatar, Rollen), die Zuordnung deiner Rollenspiel-Figur und deiner Einträge zu diesem Konto, deine IP-Adresse beim Aufruf und – falls du zustimmst – Nutzungsstatistiken. Nur um diese echten Daten geht es in dieser Erklärung; sie gilt aber auch für Rollenspiel-Einträge, soweit sie über die Discord-ID einer echten Person zugeordnet sind.
Die Rechtsgrundlagen, auf die wir uns stützen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Verarbeitung ist nötig, damit du das Portal nutzen kannst, für das du dich anmeldest (Anmeldung, Akten, Register usw.).
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse am sicheren, nachvollziehbaren Betrieb (Server-Protokolle, Missbrauchsschutz, Änderungsprotokolle, Datensicherung).
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – deine Einwilligung, nur für Google Analytics.
3. Hosting und Server-Protokolle
Das Portal läuft auf einem gemieteten Server in einem Rechenzentrum in Deutschland. Der Anbieter des Servers stellt nur die Technik bereit. Alle Daten des Portals – Datenbank, abgelegte PDFs und hochgeladene Dateien – liegen auf diesem Server.
Vor der Anwendung sitzt ein Webserver (Caddy), der die verschlüsselte Verbindung herstellt und Anfragen weiterreicht. Dabei verarbeitet er technisch zwingend deine IP-Adresse, die aufgerufene Adresse und Browserangaben, um die Seite ausliefern und Angriffe abwehren zu können (Schutzfilter gegen offensichtliche Angriffsmuster). Jeder Abruf wird dabei in einem Zugriffsprotokoll vermerkt: Zeitpunkt, IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Statuscode, Datenmenge und Browserangaben; Cookies und Anmeldedaten werden darin unkenntlich gemacht. Das Protokoll dient allein dazu, Angriffe zu erkennen und abzuwehren. Es wird täglich automatisch auf Angriffsmuster ausgewertet – IP-Adressen gehen dabei nicht an Dritte – und danach gelöscht: das Zugriffsprotokoll von justice.wall3.de nach 30 Tagen, das der übrigen Seiten nach 7 Tagen. IP-Adressen, die eindeutige Angriffsmuster zeigen (etwa die Suche nach Konfigurationsdateien), werden automatisch für 24 Stunden in der Firewall des Servers gesperrt. Rechtsgrundlage für beides ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Namen unter wall3.de werden über den DNS-Dienst von Cloudflare aufgelöst; die Verbindung selbst läuft direkt zu unserem Server, nicht über Cloudflare.
Die Anwendung selbst schreibt Betriebsprotokolle (Fehler, Start, Hintergrundaufgaben) mit Zeitstempel in Protokolldateien auf dem Server. IP-Adressen stehen darin nicht; bei einzelnen Fehlern (z. B. eine Direktnachricht kommt nicht an, ein Informanten-Gespräch wird gelöscht) steht die betroffene Discord-ID darin. Eine automatische Löschfrist für diese Dateien ist derzeit nicht eingerichtet. Für einige Aktionen (z. B. das Einlösen eines Tablet-Codes oder die öffentliche Aktenzeichen-Prüfung) zählt das Portal Anfragen je IP-Adresse, um Durchprobieren zu bremsen. Diese Zähler liegen nur im Arbeitsspeicher, gelten jeweils für eine Minute und sind nach einem Neustart weg.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).
4. Anmeldung über Discord und Sitzung
Ein eigenes Konto gibt es nicht – du meldest dich mit Discord an (OAuth 2). Das Portal fragt dabei nur die Berechtigungen „identify“ und „guilds.members.read“ an. Discord übermittelt uns daraufhin:
- deine Discord-ID, deinen Benutzernamen, deinen Anzeigenamen und deinen Avatar
- deinen Spitznamen und deine Rollen auf dem jeweiligen Discord-Server (für das Justizportal: dem DOJ-Server)
Ob du hinein darfst, entscheiden allein deine Rollen auf dem Discord-Server. Diese Daten werden in einem verschlüsselten Sitzungs-Cookie in deinem Browser gespeichert (siehe Cookies). Darin liegen auch die von Discord ausgestellten Zugangs-Token (Access- und Refresh-Token). Damit prüft das Portal höchstens einmal pro Minute erneut bei Discord, ob du noch Mitglied bist und welche Rollen du hast. Verlierst du die berechtigten Rollen, wirst du automatisch abgemeldet; läuft das Token ab, musst du dich neu anmelden. Einen selbst gewählten Rollenspiel-Namen (für Unterschriften) kannst du im Profil hinterlegen.
Für die Anmeldeprüfung fragt das Portal zuerst über den Bot des Servers nach, weil Discord Abfragen mit deinem eigenen Token stark begrenzt. Damit nicht mehrere gleichzeitige Anfragen dieses Kontingent leeren, merkt sich der Server im Arbeitsspeicher kurz, wann zuletzt für dich nachgefragt wurde. Dieser Vermerk geht bei jedem Neustart verloren.
Jede Anmeldung wird mit deinem Namen und der Uhrzeit im Portal-Protokoll vermerkt (siehe Abschnitt 7, Protokolle).
Anmeldung im Spiel-Tablet: Im FiveM-Tablet funktioniert die Discord-Anmeldung nicht. Ein bereits angemeldeter Browser erzeugt deshalb einen sechsstelligen Code, der fünf Minuten gilt. Für diese Zeit liegt eine verschlüsselte Kopie deiner Sitzung (Identität, Rollen, Token) in der Datenbank; sie wird beim Einlösen oder nach Ablauf gelöscht.
Informanten-Portal, SCPD-Portal und Weazel-Redaktion haben je eine eigene Anmeldung nach demselben Muster, mit eigenem Cookie und gegen den jeweiligen Discord-Server (Informanten-Portal: Server von FIB, DOJ und weiteren zugelassenen Behörden; SCPD: SCPD-Server; Weazel: Weazel-Server).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Zugang zum Portal) und lit. f (Schutz vor unberechtigtem Zugriff).
6. Google Analytics
Mit deiner Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 (Kennung G-FWN9VDQCP6), um zu sehen, welche Seiten und Funktionen genutzt werden. Vor deiner Entscheidung und nach „Ablehnen“ wird nichts von Google geladen und keine Anfrage an Google geschickt. Im eingebetteten Spiel-Tablet erscheint weder der Hinweis noch wird gemessen.
Nach „Akzeptieren“ lädt dein Browser das Skript von Google, setzt Cookies von Google und übermittelt Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Zeitpunkte sowie Geräte- und Browserangaben; dabei erhält Google technisch bedingt deine IP-Adresse. Die Einstellung zur IP-Anonymisierung ist gesetzt. Zusätzlich zählen wir einige Ereignisse – ausschließlich mit Kategorien, nie mit Namen, Aktenzeichen oder Freitext:
- dokument_eingetragen – Vorlage und Abteilung eines eingetragenen Dokuments
- pdf_heruntergeladen – welche Vorlage heruntergeladen wurde
- antrag_gestellt – Art der Maßnahme und ob eilig
- antrag_entschieden – Art der Maßnahme und Ergebnis
Empfänger ist Google. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden (siehe Abschnitt 10). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite oder direkt hier:
Deine Entscheidung gilt für alle Seiten unter wall3.de, weil sie dort in einem gemeinsamen Cookie steht.
7. Funktionen des Portals
Alles Folgende liegt in der Datenbank bzw. im Dateispeicher auf dem Server. Sehen können es nur angemeldete Personen, deren Discord-Rollen den jeweiligen Bereich freigeben – Ausnahmen (öffentliche Links) sind ausdrücklich genannt. Rechtsgrundlage ist, soweit nicht anders angegeben, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Portals) und für Protokolle lit. f (Nachvollziehbarkeit).
Akten und Dokumente
Im PDF-Creator ausgestellte Dokumente bekommen eine Nummer und werden im Dokumentenverzeichnis vermerkt: Vorlage, Abteilung, Aktenzeichen, Betreff, Kurzfassung, Prüfsumme, wer es erstellt hat (Name) und wann. Die PDF-Datei wird auf dem Server abgelegt. Entwürfe speichert das Portal pro Discord-Konto (höchstens 50, ältere fallen heraus); du kannst sie selbst löschen.
Wird ein Dokument in eine Akte archiviert, lädt der Bot des DOJ-Discords die PDF zusätzlich in den Forum-Thread der Akte auf dem DOJ-Server hoch; Notizen zur Akte werden dort mit deinem Namen gepostet. Unterlagen der Personalverwaltung gehen nicht nach Discord.
Zur Akte gehören außerdem Beteiligte, Status, Zeitleiste, Termine und Fristen. Wird eine Akte geschlossen, läuft eine Widerspruchsfrist von 7 Tagen. Danach werden die Verteidiger-Freigaben automatisch widerrufen und das Beweismittelarchiv merkt die Videos der Akte zum Löschen vor.
Öffentlich erreichbar, ohne Anmeldung: Ein Dokument kann jede Person öffnen, die seine Nummer kennt (/dokument/…). Mit /verify lässt sich die Echtheit eines Dokuments bzw. Zertifikats anhand der Nummer prüfen; dabei werden der Name auf dem Zertifikat und die Bezeichnung angezeigt. Für Verteidiger ohne DOJ-Zugang kann eine Akteneinsicht über einen geheimen Link freigegeben werden (/einsicht/…); die Freigabe kann ablaufen oder widerrufen werden, gezählt werden nur Anzahl und Zeitpunkt der letzten Abrufe – keine IP-Adressen.
Speicherdauer: Was in einer Akte liegt, bleibt dauerhaft gespeichert. Eine PDF verschwindet nur, wenn jemand sie ausdrücklich entfernt oder die Akte löscht; der Verzeichniseintrag bleibt dann als Vermerk („entfernt“) bestehen, außer es wird endgültig gelöscht. Automatisch entfernt werden nur verwaiste Dateien ohne Verzeichniseintrag, die älter als einen Tag sind.
Register
Bürger-, Firmen-, Ehe-, Sterbe- und Lizenzregister enthalten Rollenspiel-Figuren und erfundene Angaben. Bei jeder Änderung werden der Name der bearbeitenden Person und der Zeitpunkt vermerkt (Änderungsprotokoll der Register).
Ein Teil der Bürger- und Fahrzeugdaten kommt automatisch vom Spielserver (Name, Geburtsdatum und Geschlecht der Figur, Kennzeichen, Halter). Damit eine Figur dauerhaft dieselbe Bürger-Nummer behält, speichert das Portal die Kennung, die der Spielserver für die Figur verwendet. Diese Kennung kann sich auf das Spielkonto einer echten Person zurückführen lassen.
Speicherdauer: bis ein Eintrag gelöscht wird; das Änderungsprotokoll wird nicht automatisch gelöscht.
Kalender, Benachrichtigungen und Ankündigungen
Termine und Fristen hängen an Akten. Wer einem Termin zugewiesen wird, wird mit Discord-ID und Name gespeichert und bekommt vom Bot eine Direktnachricht – bei der Zuweisung und etwa 30 Minuten vorher als Erinnerung. Im Portal gibt es außerdem Benachrichtigungen (Glocke) mit Empfänger, Titel, Text und Lesestatus.
Öffentlich: Termine, die ausdrücklich als öffentlich markiert sind, erscheinen ohne Anmeldung unter /termine und in einer Kalender-Nachricht im DOJ-Discord. Dort stehen nur Datum, Uhrzeit, Titel und ob es eine Frist ist; Aktenzeichen und Namen der Beteiligten nur, wenn die Verwaltung das freigeschaltet hat.
Ankündigungen werden mit Titel, Text und Verfasser gespeichert und vom Bot in einen Kanal des DOJ-Discords gepostet.
Speicherdauer: Termine bis zur Löschung (oder mit der Akte); Benachrichtigungen werden derzeit nicht automatisch gelöscht.
Anträge
Bei einem Antrag (z. B. auf eine Maßnahme) speichert das Portal Aktenzeichen, Betreff, Begründung, Discord-ID, Name und Rang der antragstellenden Person sowie später die Entscheidung mit Name der entscheidenden Person. Wer entscheiden darf, ermittelt das Portal aus der Mitgliederliste und den Rollen des DOJ-Discords und benachrichtigt diese Personen im Portal.
Speicherdauer: Anträge werden nicht automatisch gelöscht.
Einarbeitung, Wissenstests und Zertifikate
Für die Einarbeitung speichert das Portal je Discord-ID den Anzeigenamen, die abgehakten Schritte und das Ergebnis des Wissenstests. Prüfungen werden mit Antworten, Punktzahl, Status und Prüfer gespeichert. Ist ein Pfad vollständig abgeschlossen, geht eine Meldung mit deinem Namen per Discord-Webhook an die Leitung.
Zertifikate werden mit Nummer, Discord-ID, Name, Bezeichnung, Aussteller und Datum im Zertifikatsregister geführt. Über /verify kann jede Person mit der Nummer prüfen, ob es echt ist – dabei sieht sie den Namen auf dem Zertifikat.
Speicherdauer: nicht automatisch begrenzt.
Personalverwaltung
Die Personalverwaltung ist nur für das Ministerium, Personen mit Vollzugriff und die eingetragenen Assistent:innen (solange sie eine DOJ-Rolle haben) zugänglich. Personalakten enthalten Name, Discord-ID, Bürger-ID, Geburtsdatum, Telefon und D-Mail der Figur, Abteilung, Rang, Dienstnummer, Eintritt, Status sowie einen Verlauf mit Einträgen (wer, wann, was). Dazu kommen eine Bonusliste (Stunden je Kalenderwoche und Auszahlung), ein persönlicher Kalender, den nur Inhaber:in und ausdrücklich Freigegebene sehen, die Liste der Assistent:innen und eine Liste, wer die Personalverwaltung zuletzt geöffnet hat (nur als Auswahlvorschlag).
Speicherdauer: bis zur Löschung durch Berechtigte; keine automatische Frist.
Protokolle
Damit nachvollziehbar bleibt, wer was getan hat, protokolliert das Portal wichtige Aktionen mit Name, Aktion, Details und Zeitpunkt – darunter Anmeldungen, Archivierungen, Abschlüsse von Akten und der Einarbeitung. Register, SCPD-Portal und Informanten-Portal führen eigene Änderungsprotokolle. Einsehen können sie nur Verwaltungsberechtigte.
Speicherdauer: Die Protokolle werden derzeit nicht automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Informanten-Portal (FIB und SCPD)
Über das Informanten-Portal schreiben Quellen mit Ermittler:innen. Gespeichert werden je Behörde: Discord-ID, Benutzername und Spitznamen der Quelle auf den beteiligten Servern, selbst gewählter Name, Deckname, letzte Anmeldung, die Nachrichten samt Anhängen (Dateien liegen auf dem Server außerhalb des öffentlichen Bereichs), Gruppen, Notizen und Einschätzungen der Ermittler:innen, Treffen und Belohnungen sowie ein Protokoll der Aktionen. FIB und SCPD sehen nur ihre eigenen Daten.
Über neue Nachrichten und Treffen (auch 30 Minuten vorher) informiert der Bot per Direktnachricht.
Speicherdauer: bis Berechtigte ein Gespräch oder eine Nachricht löschen – dann werden auch die Dateien gelöscht. Das Konto der Quelle bleibt bestehen (es kann archiviert werden); das Protokoll wird nicht automatisch gelöscht.
SCPD-Portal
Das SCPD-Portal führt Personalakten der Beamt:innen (Name, Dienstnummer, Rang, Status, Stunden, Bewertungen, Ausbildungen, Discord-ID), Einträge zu Beamt:innen, Abwesenheiten, interne Ermittlungen (DII) und Verfahren der Rechtsabteilung mit Beweismitteln (Dateien auf dem Server), Leitstelle, Streifen und Einsätze. Änderungen werden mit Name protokolliert. Der Bot kann Rollen auf dem SCPD-Discord vergeben oder entziehen, wenn das im Portal ausgelöst wird.
Speicherdauer: Gelöschte Einträge werden zunächst als gelöscht markiert und können anschließend endgültig entfernt werden; sonst keine automatische Frist.
Weazel News
Artikel von Weazel News sind öffentlich lesbar; dafür ist keine Anmeldung nötig. Für die Redaktion speichert das Portal je Artikel Text, Bildadresse, Status, Zeitpunkte sowie Name und Discord-ID der Autor:in; der Autorname erscheint am Artikel. Bilder werden nicht bei uns gespeichert, sondern von der Adresse geladen, die die Redaktion angibt – dein Browser ruft sie also direkt beim jeweiligen Bild-Anbieter ab, der dabei deine IP-Adresse erhält.
Speicherdauer: bis der Artikel gelöscht wird.
Senora CAD (im Spiel)
Das CAD im Streifenwagen spricht nicht dein Browser, sondern der Spielserver an. Er schickt dabei deine Discord-ID mit, die aus den Kennungen deiner FiveM-Spielsitzung stammt; daran prüft das Portal deine Rollen. Gespeichert werden Abfragen nicht, wohl aber angelegte Vorgänge, Fahndungen, Einsatzmeldungen und Fahrzeugvermerke mit Name bzw. Dienstnummer der eintragenden Person.
Die Positionen der Einheiten auf der Lagekarte (Koordinaten im Spiel, Rufname, Status, Name, Discord-ID) liegen nur im Arbeitsspeicher und sind nach einem Neustart weg.
Beweismittelarchiv
Das Beweismittelarchiv (beweismittel.wall3.de) ist eine eigene Anwendung, in der Behörden Videobeweise zu ihren Akten einreichen; das DOJ sieht die Clips in seinen Akten. Die Anmeldung läuft über Discord (nur Berechtigung „identify“) mit dem Bot des DOJ-Discords; die Discord-Token werden nicht gespeichert, Rollen werden über den Bot abgefragt. Jede Anmeldung wird mit Discord-ID, Name und Behörde protokolliert.
Gespeichert werden je Clip: Aktenzeichen, Titel, Notiz, Quelle (Datei oder Medal-Link), ursprünglicher Dateiname und Größe, Discord-ID und Name der einreichenden Person, Behörde, Zeitpunkte, Fristen, Prüfsummen, Zeitmarken und Vermerke des DOJ. Medal-Clips lädt der Server selbst von Medal herunter. Videos werden auf dem Server umgewandelt und in einem privaten Speicher bei Cloudflare R2 abgelegt; Hochladen und Abspielen laufen direkt zwischen deinem Browser und Cloudflare über zeitlich begrenzte Adressen (Hochladen 6 Stunden, Abspielen 1 Stunde), Cloudflare erhält dabei deine IP-Adresse.
Freigaben: Ein Clip oder eine Akte kann über einen geheimen Link freigegeben werden (1 bis 365 Tage oder unbegrenzt, widerrufbar). Jede Freigabe bekommt eine eigene Fassung mit eingebranntem Wasserzeichen. Abrufe werden gezählt und ohne IP oder Identität protokolliert. Das Portal reicht für die Akteneinsicht der Verteidigung solche Videos über einstündig gültige Adressen weiter.
Die einreichende Person bekommt vom Bot Direktnachrichten (Clip gesichert oder fehlgeschlagen, vor Ablauf der Frist, Entscheidung über eine Verlängerung). Meldungen des Archivs in einen Kanal des DOJ-Discords (Webhook) sind vorgesehen, derzeit aber nicht eingerichtet.
Speicherdauer: Ohne Antrag der Staatsanwaltschaft wird das Video 72 Stunden nach der Verarbeitung gelöscht, mit Antrag nach 7 Tagen, sofern das DOJ nicht verlängert oder sperrt. Nach Abschluss einer DOJ-Akte und Ablauf der Widerspruchsfrist werden die Videos der Akte gelöscht (gesperrte ausgenommen). Wasserzeichen-Fassungen verschwinden 7 Tage nach dem letzten Abruf. Gelöscht werden dabei die Videodateien; der Eintrag zum Clip (mit Prüfsummen und einreichender Person) und das Protokoll bleiben bestehen.
Das Beweismittelarchiv setzt Google Analytics nach denselben Regeln ein wie das Portal (nur mit Einwilligung).
Ausführlich – mit allen gespeicherten Angaben, Fristen, Empfängern und Sicherungen – beschreibt das die Datenschutzerklärung des Beweismittelarchivs
8. Discord-Bot und Funktionen des Wall3-Bots
Das Portal nutzt den Bot, der für den DOJ-Discord eingerichtet ist (ein eigener Bot über den Wall3-Bot). Die Zugangsdaten dieses Bots liest das Portal aus der Datenbank des Wall3-Bots. Über ihn
- schickt das Portal Direktnachrichten (Termin-Zuweisungen und -Erinnerungen, Informanten-Nachrichten, Treffen, Belohnungen),
- postet es Ankündigungen und den öffentlichen Kalender in Kanäle,
- lädt es archivierte PDFs und Akten-Notizen in Forum-Threads hoch und löscht den Thread, wenn eine Akte gelöscht wird,
- liest es die Mitgliederliste mit Namen und Rollen (z. B. um festzustellen, wer über einen Antrag entscheiden darf, oder für Auswahllisten) – ohne sie dauerhaft zu speichern,
- prüft es bei der Anmeldung deine Mitgliedschaft.
Was auf diese Weise in Discord landet, speichert Discord nach seinen eigenen Regeln (Discord Inc., USA; siehe Abschnitt 10).
Der Wall3-Bot hat eine eigene, allgemeine Datenschutzerklärung. Für die Bot-Funktionen auf dem DOJ-Discord ist der in Abschnitt 1 genannte Verantwortliche verantwortlich – er betreibt Bot, Portal und Server selbst; eine Auftragsverarbeitung findet insoweit nicht statt.
Allgemeine Datenschutzerklärung des Wall3-Bots: wall3.de/legal
Auf dem DOJ-Discord sind folgende Funktionen des Wall3-Bots eingeschaltet:
| Funktion | Was verarbeitet wird | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Tickets | Ticket mit Discord-ID und Name der eröffnenden Person, Betreff und wer schließt. Beim Schließen wird ein Transkript der letzten 100 Nachrichten (Text, Anzeigename, Avatar, Links auf Anhänge bei Discord) gespeichert, dir per Direktnachricht geschickt und im Log-Kanal gepostet. Das Transkript ist über einen Link mit einem nicht erratbaren Schlüssel abrufbar; ohne diesen Schlüssel nur nach Anmeldung und nur für Berechtigte (eröffnende Person, Ticket-Team, Bot-Administration). Antworten aus dem Dashboard werden mit den ersten 200 Zeichen protokolliert. | Keine automatische Löschung |
| Audit-Log | Gelöschte und bearbeitete Nachrichten (Inhalt), Beitritte, Austritte, Rollen-, Spitznamen- und Bann-Ereignisse werden in einen Log-Kanal des Servers gepostet – nicht in der Bot-Datenbank gespeichert. | Nur in Discord |
| Einladungen | Wer wen eingeladen hat (Discord-IDs, Einladungscode, ob ausgetreten). Eine öffentliche Rangliste zeigt Namen und Anzahl. | Keine automatische Löschung |
| Server-Statistik | Tageswerte ohne Personenbezug (Nachrichten, Beitritte, Austritte, Sprachminuten). | Keine automatische Löschung |
| Personalverwaltung (Bot) | Discord-ID, Dienstnummer, Rang, Status, Ein- und Austritt mit Grund und wer es eingetragen hat; Meldungen in einem Kanal. | Keine automatische Löschung |
| Wahlen | Kandidierende mit Discord-ID, Name und Begründung; abgegebene Stimmen werden mit der Discord-ID der wählenden Person gespeichert, die Ergebnisse werden anonym angezeigt. | Bis die Wahl gelöscht wird |
| Justizsystem (justice.wall3.de) | Behördenübergreifend: Rollenspiel-Name zur Discord-ID, Anzeigen, Verfahren, Urteile, Haftbefehle, Beweis-Links, Nachrichten zwischen Behörden und ein Protokoll. Der DOJ-Server liefert die Rollen für Staatsanwaltschaft, Richterschaft und Anwaltschaft. Erinnerungen per Direktnachricht. | Keine automatische Löschung |
| Älteres Gerichtsverfahren-Modul | Verfahren mit Beteiligten (Discord-IDs, Namen), Urteilen und Beweis-Links; seit Mai 2026 nicht mehr genutzt. | Bis zur Löschung je Verfahren |
| Automatische Rolle, Server-Sicherungen, Änderungsverlauf | Beim Beitritt wird eine Rolle vergeben; Sicherungen der Server-Struktur (höchstens 10); wer welche Bot-Einstellung geändert hat (Discord-ID). | Sicherungen: höchstens 10; Änderungsverlauf: keine automatische Löschung |
Andere Funktionen des Wall3-Bots (z. B. Level, Moderation, Verwarnungen, Geburtstage) sind auf dem DOJ-Discord nicht eingeschaltet.
9. KI-Funktionen (Claude von Anthropic)
Einige Funktionen nutzen Claude, ein KI-Modell der Anthropic PBC (USA). Berechtigte der Richterschaft, Staatsanwaltschaft, Pflichtverteidigung, des Clerks und des Ministeriums können sich Entwürfe für Dokumente vorschlagen lassen („Entwurf von Claude“ im PDF-Creator), ein ausgefülltes Formular vor dem Eintragen prüfen lassen („Plausibilitätsprüfung“), Rechtsfragen stellen (Seite „Rechtsfragen“), auf einer Aktenseite den Stand zusammenfassen und Widersprüche suchen lassen und – wer über einen Antrag entscheiden darf – eine Entscheidungsvorlage anfordern. Das geschieht nur, wenn du es ausdrücklich anstößt.
Dafür wird an Anthropic übermittelt:
- deine Anfrage (was du in das Eingabefeld schreibst) bzw. die Werte des Formulars, das du prüfen lässt
- bei Angabe eines Aktenzeichens bzw. auf der Aktenseite der Akten-Kontext: Status, Beteiligte, Zeitleiste, Anträge (mit Namen von Antragsteller:innen und Entscheider:innen), Termine, Angaben zu Videos aus dem Beweismittelarchiv (ohne die Videos) und der Text der abgelegten Dokumente samt Ersteller:in; bei der Widerspruchssuche zusätzlich abgelegte Dokumente ohne lesbaren Text (Scans) als Datei; Personalunterlagen nur mit Zugang zur Personalverwaltung, das Akten-Protokoll nur für Verwaltungsberechtigte
- bei einer Entscheidungsvorlage der Antrag (Maßnahme, Begründung, Betreff, Name und Rang der antragstellenden Person) und eine Liste weiterer Verfahren zum Betreff
- eine Liste weiterer Verfahren zum selben Namen (nur Aktenzeichen, Art, Datum, Stand)
- passende Entscheidungen aus der Rechtsprechungssammlung, ausgewählte Paragraphen der öffentlichen Senora-Gesetze, das öffentliche Regelwerk und die internen Abläufe des DOJ (Zuständigkeiten, Befugnisordnung, Verfahren, Gebühren) sowie die Bezeichnung deiner Funktion(en), damit die Zuständigkeit geprüft werden kann
- bei Angabe eines Discord-Tickets dessen Verlauf (Anzeigenamen, Zeitpunkte, Nachrichtentexte, Namen von Anhängen) – nur wenn du das Ticket selbst sehen darfst
- Dateien, die du für die Anfrage anhängst (PDF oder Bild) oder Portal-Dokumente, die du per Nummer angibst; hochgeladene Dateien werden nur für die Anfrage verarbeitet und nicht auf dem Server gespeichert
Ohne dein Zutun, im Hintergrund: Wird eine Entscheidung (Urteil, Strafbefehl, Beschluss u. a.) eingetragen, der Betreff oder Kurzfassung fehlen, geht ihr Text an Claude, um Kurzfassung und Schlagworte für die Rechtsprechungssammlung zu erstellen; die Verwaltung kann das für ältere Entscheidungen nachholen. Personalunterlagen sind davon ausgenommen. Schaltet die Verwaltung den Wochenbericht ein (Vorgabe: aus), gehen einmal je Woche Zahlen und Listen aus dem Portal an Claude – Anzahl neuer Akten, Anträge, überfällige Fristen samt Titel und Aktenzeichen, Abschlüsse und Widerspruchsfristen, ohne Personalakten und ohne Namen der Antragsteller:innen; der Bericht wird im Portal gespeichert und auf Wunsch in einen Discord-Kanal der Leitung gesendet.
Weazel News: Mitglieder der Redaktion können sich einen Rohtext für einen Artikel vorschlagen lassen. Übermittelt werden nur die Notizen, die sie eingeben, und – wenn sie eine Dokument-Nummer angeben – der Text dieser einen Entscheidung, so wie er unter ihrem Link ohnehin abrufbar ist; keine Akte, keine anderen Dokumente, keine Personalunterlagen.
Clip-Auswertung (Beweismittelarchiv): Mitarbeitende des DOJ können im Beweismittelarchiv einen Clip, den sie sehen dürfen, mit „Mit Claude auswerten“ beschreiben lassen – nur auf ausdrücklichen Klick, nie automatisch. Das Archiv zieht dafür Einzelbilder aus dem Video (etwa alle 2 bis 5 Sekunden, höchstens 120, verkleinert auf 1024 Pixel Breite, ohne Ton) und schickt sie über eine geschützte Server-Verbindung an das Portal, zusammen mit Titel, Länge und Aktenzeichen des Clips, dem Namen der einreichenden Person, deiner Discord-ID und deinem Namen sowie deiner optionalen Bitte, worauf Claude achten soll. An Anthropic gehen davon nur die Bilder mit ihren Zeitstempeln, Titel und Länge des Clips und deine Bitte – nicht deine Discord-ID, nicht dein Name, nicht die einreichende Person. Claude beschreibt, was zu sehen ist (Ablauf, Kennzeichen, Figuren und Fahrzeuge, Vorschläge für Zeitmarken); es identifiziert keine realen Menschen. Das Portal speichert weder die Bilder noch das Ergebnis, nur den Eintrag im Nutzungsprotokoll (mit Anzahl und Größe der Bilder); das Ergebnis speichert das Beweismittelarchiv am Clip und löscht es zusammen mit dem Video – siehe dessen Datenschutzerklärung.
Ticket-Assistent (Test): Nur wenn die Verwaltung ihn einschaltet (Vorgabe: aus) und – solange er getestet wird – nur für die Personen, die sie dafür freigibt, kann sich das DOJ-Team auf der Seite „Rechtsfragen“ eine Antwort auf ein Discord-Ticket aus dem Ticket-System des Wall3-Bots entwerfen lassen; nur auf ausdrücklichen Klick. An Anthropic übermittelt werden der Verlauf des angegebenen Tickets (Anzeigenamen, Zeitpunkte, Nachrichtentexte, Namen von Anhängen) – nur wenn die anfragende Person das Ticket selbst sehen darf –, ihre optionale Vorgabe, worauf die Antwort eingehen soll, der gewählte Ton, die Bezeichnung ihrer Funktion(en), ausgewählte Paragraphen und Entscheidungen, das Regelwerk und die internen Abläufe des DOJ; eine Akte nur, wenn sie zusätzlich ein Aktenzeichen angibt (mit den üblichen Rechten). Der Entwurf wird weder im Portal gespeichert noch irgendwo gepostet – das Teammitglied kopiert ihn selbst ins Ticket. Gespeichert wird nur der Eintrag im Nutzungsprotokoll (ohne Inhalt, mit Ticket-Nummer und Anzahl der gelesenen Nachrichten).
Bürger-Assistent: Nur wenn die Verwaltung ihn freischaltet (Vorgabe: aus), beantwortet die Seite „/auskunft“ ohne Anmeldung Fragen zu Verfahren und Gebühren. Übermittelt werden deine Frage, die letzten Fragen und Antworten derselben geöffneten Seite und öffentliche Inhalte (Abteilungen, Verfahrensabläufe für Bürger:innen, Gebührenordnung, öffentliche Termine) – nie Akten, Register oder Personendaten aus dem Portal. Gespräche werden nicht gespeichert; lädst du die Seite neu, sind sie weg. Gegen Missbrauch zählt das Portal Fragen je Anfragendem (höchstens 10 je Stunde und 30 je Tag). Dafür wird nicht deine IP-Adresse gespeichert, sondern ein Hash aus IP-Adresse und einem Zufallswert, der täglich neu erzeugt und danach verworfen wird; die Zählereinträge werden nach einem Tag gelöscht. Bitte gib dort keine persönlichen Daten ein.
Deine eigene Discord-ID und dein Name werden dabei nicht an Anthropic übermittelt. Das Portal führt ein Nutzungsprotokoll ohne Inhalte (Art der Anfrage, Discord-ID und Name bzw. „Bürger-Assistent“ oder „automatisch“, Vorlage, Aktenzeichen, Modell, Umfang, Kosten, Ergebnis, bei Anhängen nur Anzahl, Art und Größe). Mit Inhalt gespeichert werden: Rechtsfragen-Gespräche je Person, damit du sie fortsetzen kannst – nur du siehst sie, und du kannst sie jederzeit löschen; die Zusammenfassung und das Ergebnis der Widerspruchssuche einer Akte, jeweils nur der neueste Stand und bis die Akte gelöscht wird, damit dieselbe Frage zum unveränderten Stand nicht erneut Kosten verursacht – angezeigt nur Personen mit demselben Zugriff auf die Akte; Kurzfassung und Schlagworte in der Rechtsprechungssammlung; die Wochenberichte (nur für die Verwaltung sichtbar). Eine Entscheidungsvorlage wird nicht auf dem Server gespeichert; öffnest du damit den PDF-Creator, liegt sie bis dahin nur in deinem Browser.
Bewertungen (👍/👎): Unter jedem Ergebnis kannst du freiwillig angeben, ob es hilfreich war, und bei 👎 einen von fünf festen Gründen wählen („Rechtlich falsch“, „Unvollständig“, „Falsche Form/Vorlage“, „Zu lang/umständlich“, „Sonstiges“). Ein Freitextfeld gibt es nicht. Gespeichert werden nur: die Nummer des zugehörigen Eintrags im Nutzungsprotokoll, Art der Anfrage, Vorlage, Modell, dein Urteil, der gewählte Grund, deine Discord-ID (damit du je Ergebnis nur einmal bewertest und es ändern kannst) und der Zeitpunkt – keine Frage, keine Antwort, kein Entwurf und kein anderer Inhalt. Bewerten kann nur, wer die Anfrage selbst gestellt hat. Die Verwaltung sieht nur Summen je Funktion und Vorlage (Anzahl, Anteil 👍, häufigste Gründe), keine einzelnen Bewertungen. Beim Bürger-Assistenten wird statt einer Discord-ID nur „öffentlich“ gespeichert; damit nur die geöffnete Seite ihre eigene Antwort bewerten kann, merkt sich das Portal einen Tag lang einen Hash aus einem Zufallswert dieser Seite (keine IP-Adresse) und löscht ihn danach. Eine Bewertung wird zusammen mit ihrem Eintrag im Nutzungsprotokoll gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Funktion, die du anforderst) und lit. f (Kostenkontrolle, Nachvollziehbarkeit, Pflege der Rechtsprechungssammlung, Überblick für die Leitung, Verbesserung der KI-Funktionen anhand der Bewertungen, Schutz des öffentlichen Angebots vor Missbrauch). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 10. Was Anthropic mit übermittelten Daten tut, regeln dessen eigene Bedingungen für die API-Nutzung.
10. Empfänger und Übermittlung in Drittländer
Daten gehen nur an diese Stellen:
| Empfänger | Wofür | Sitz |
|---|---|---|
| Anbieter des Servers | Hosting | Deutschland |
| Discord Inc. | Anmeldung, Rollenprüfung, Bot-Nachrichten, PDF-Archiv in Foren, Webhook-Meldungen | USA |
| Cloudflare | DNS für wall3.de; Speicher für die Videos des Beweismittelarchivs (Cloudflare R2) | USA |
| Medal | Abruf von Clips, deren Medal-Link im Beweismittelarchiv eingereicht wird | – |
| Google Analytics, nur mit Einwilligung | USA möglich | |
| Anthropic PBC | KI-Funktionen: auf ausdrückliche Anfrage (auch die Clip-Auswertung aus dem Beweismittelarchiv und der Ticket-Assistent, wenn eingeschaltet), Kurzfassungen der Rechtsprechung, Wochenbericht (wenn eingeschaltet), Bürger-Assistent (wenn freigeschaltet) | USA |
| Spielserver Senora City | Austausch für das In-Game-CAD und den Abgleich von Figuren und Fahrzeugen | – |
| Weitere Server von Bild-Anbietern | Nur Weazel News: Bilder, deren Adresse die Redaktion verlinkt | je nach Anbieter |
Für Übermittlungen in die USA kommt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) in Betracht, soweit der jeweilige Empfänger danach zertifiziert ist. Ein Restrisiko, dass US-Behörden auf Daten zugreifen, lässt sich nicht ausschließen.
Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
11. Speicherdauer im Überblick
Ehrlich gesagt: Vieles im Portal wird nicht automatisch gelöscht, weil eine Akte, ein Register oder ein Protokoll gerade davon lebt, dass es bleibt. Wir löschen auf Anfrage, soweit keine berechtigten Gründe entgegenstehen.
| Daten | Wie lange |
|---|---|
| Sitzungs-Cookies | 7 Tage (Informanten-Portal 24 Stunden) oder bis zur Abmeldung |
| Tablet-Anmeldecode | höchstens 5 Minuten, beim Einlösen gelöscht |
| Zähler gegen Durchprobieren, Nachfrage-Vermerke | nur im Arbeitsspeicher, Minuten |
| Lagekarte des CAD | nur im Arbeitsspeicher |
| Betriebsprotokolle der Anwendung | derzeit ohne automatische Löschfrist |
| Videos im Beweismittelarchiv | 72 Stunden bzw. 7 Tage, länger nur nach Entscheidung des DOJ; Clip-Eintrag und Protokoll dauerhaft |
| PDFs und Dokumentenverzeichnis | dauerhaft, bis ausdrücklich entfernt oder die Akte gelöscht wird |
| Akteneinsicht-Freigaben | bis Ablauf, Widerruf oder 7 Tage nach Abschluss der Akte (Widerruf) |
| Entwürfe im PDF-Creator | bis du sie löschst; höchstens 50 je Person |
| Bürger-Assistent: gesalzener IP-Hash zum Zählen | 1 Tag (das Salz wird täglich neu erzeugt) |
| Bürger-Assistent: Hash der geöffneten Seite (für 👍/👎) | 1 Tag |
| Claude: Akten-Zusammenfassung und Widersprüche | jeweils nur der neueste Stand je Akte, bis die Akte gelöscht wird |
| Claude: Rechtsfragen-Gespräche, Wochenberichte, Nutzungsprotokoll | bis zur Löschung (Gespräche durch dich, sonst durch Berechtigte) |
| Claude: Bewertungen (👍/👎, ohne Inhalt) | so lange wie der zugehörige Eintrag im Nutzungsprotokoll; wird mit ihm gelöscht |
| Register, Personalakten, SCPD-Daten, Artikel, Anträge, Termine, Zertifikate, Einarbeitung | bis zur Löschung durch Berechtigte |
| Informanten-Gespräche und Anhänge | bis zur Löschung durch Berechtigte |
| Protokolle (Portal, Register, SCPD, Informanten) | derzeit ohne automatische Löschung |
| Benachrichtigungen | derzeit ohne automatische Löschung |
| Wall3-Bot-Daten auf dem DOJ-Discord | siehe Abschnitt 8 |
| Datensicherungen | 14 Tage auf dem Server; Kopie beim Betreiber ohne feste Frist (siehe Abschnitt 12) |
12. Datensicherung
Damit bei einem Defekt nichts verloren geht, werden die Daten regelmäßig gesichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):
- Jede Nacht wird eine Kopie aller Datenbanken auf dem Server angelegt; diese Kopien werden nach 14 Tagen gelöscht. Das Portal legt zusätzlich selbst etwa täglich eine Kopie seiner Datenbank an und behält die 14 neuesten.
- Die abgelegten PDFs werden ebenfalls auf dem Server gesichert; diese Sicherung wird nicht automatisch gelöscht.
- Täglich wird eine Kopie dieser Sicherungen auf einen privaten Rechner des Betreibers übertragen. Dort werden ältere Stände nicht automatisch gelöscht, sondern von Hand bereinigt.
- Das Beweismittelarchiv sichert seine Datenbank täglich auf dem Server und bei Cloudflare R2 und hält diese Sicherungen 30 Tage vor.
Wird ein Eintrag gelöscht, kann er deshalb noch eine Zeit lang in Sicherungen enthalten sein. Auf Sicherungen wird nur zurückgegriffen, um Daten nach einem Fehler wiederherzustellen.
13. Deine Rechte
Du hast gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf
- Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
- Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21),
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3) – für Google Analytics über „Cookie-Einstellungen“.
Wende dich dafür an die E-Mail-Adresse in Abschnitt 1. Damit wir dich zuordnen können, nenne bitte deine Discord-ID oder deinen Discord-Namen.
Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für den Verantwortlichen zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) oder bei der Behörde deines Wohnorts.
14. Mindestalter
Das Portal darf erst ab 16 Jahren genutzt werden. Auch die Einwilligung in Google Analytics kannst du erst ab 16 Jahren selbst erteilen (Art. 8 DSGVO).
15. Änderungen
Ändern sich die Funktionen des Portals, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum oben zeigt den Stand.